¿Cómo lograr una administración del tiempo efectiva?

¿Cómo lograr una administración del tiempo efectiva?

Uno de los problemas más comunes de las y los emprendedores es la falta de tiempo; casi cualquier dueña o dueño de negocio está familiarizado con el sentimiento de que por más que se esfuerza, el tiempo no rinde, o de que a su día le faltan horas. Esto demuestra la importancia de tener una administración del tiempo efectiva que nos permita no solo cumplir con nuestro trabajo, sino también disfrutar de momentos con nuestros seres queridos y, muy importante, con nosotros mismos. A continuación te presentamos algunos consejos para que tu tiempo rinda mejor:

Define en qué usarás tu tiempo

Una de las sugerencias más útiles para aprovechar mejor el tiempo es identificar las actividades que realmente generan resultados para enfocarte en ellas y dejar de hacer todo lo demás. Esto reduce el estrés, aumenta la productividad y libera tiempo que puede emplearse en hobbies o con la familia y amigos. ¿Cómo decidir qué actividades pueden dejarse?

Por ejemplo, identifica actividades en las que no eres experta o experto y que por lo mismo te exigen mucho tiempo de planeación y ejecución. Aunque tú sigas siendo responsable del resultado final de estas actividades, puedes subcontratar a alguien para llevarlas a cabo.

Otra manera de optimizar tu administración del tiempo es identificar actividades que hoy realizas tú, pero que podría realizar alguien más. Estas tareas puedes delegarlas. Enfócate en las actividades en las que realmente marcas una diferencia. También puedes entrenar a alguien de tu equipo para que pueda llevar a cabo tareas que hoy te son exclusivas. Desarrollar talento a tu alrededor distribuye mejor las cargas de trabajo y aumenta la productividad de tu negocio, ya que dos cabezas piensan mejor que una.

Disciplina y organización

Muchas veces, la clave para conseguir una mejor administración del tiempo está en tener disciplina para implementar pequeñas acciones cotidianas, por ejemplo:

  • Mientras trabajas, desactiva las notificaciones de tu teléfono y reduce el uso de redes sociales para evitar distracciones.
  • Establece uno o dos momentos al día para responder mails.
  • Utiliza apps y herramientas que te permiten automatizar las acciones cotidianas.
  • Aprovecha los servicios a domicilio para ahorrar el mayor tiempo posible.   
  • Registra en tu agenda todas las actividades que tengas pendientes y su localización.

No existe administración perfecta

Aunque estas pequeñas acciones suelen ser efectivas, es importante mencionar que no todos los consejos de administración del tiempo funcionan para todas las personas. Hay especialistas que afirman que lo mejor es conocer el estilo personal de productividad para partir de este al diseñar el plan más conveniente. Por ejemplo, Carson Tate, autor de la estrategia Work Simply, identifica cuatro estilos distintos de productividad:

  • Personas orientadas a objetivos, consistentes y decisivas que buscan análisis basados en hechos. Es el estilo de quienes priorizan.
  • Personas que gustan de los detalles y los horarios. Es el estilo de quienes planean.
  • Personas a las que les gusta discutir sus dudas y preocupaciones, y que buscan ser apreciadas y reconocidas. Es el estilo de quienes arreglan.
  • Personas que no son amantes de los detalles excesivos, pero se distinguen por ser innovadoras y de mente abierta. Es el estilo de quienes visualizan.

Según Tate, cada persona debería identificar su estilo y organizarse de acuerdo a él.

Momentos productivos

Un factor crucial en la administración del tiempo es identificar el momento del día en que nuestra energía y concentración son mayores. Algunas personas pueden ejecutar tareas más complejas, como aquellas que requieren creatividad o toma de decisiones, por la mañana; otras lo hacen mejor por la tarde. La sugerencia es procurar hacer estas actividades en el momento que es mejor para cada una y cada uno. Los momentos del día en que esta energía productiva es menor, pueden destinarse a tareas menos exigentes o más mecánicas, como responder llamadas o correos.

FUENTES:

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